Klauzula informacyjna RODO

Słuchawka Gabinet Terapeutyczny Sylwia Modzelewska

Wersja z 20 października 2026 r.

Informacja dotyczy zapisów, kwalifikacji, diagnozy i zajęć, w tym TUS oraz usług psychologicznych. Realizuje obowiązki z art. 13 i 14 RODO. Zgody dokumentujemy odrębnie w Karcie dziecka i zgód.

1 Administrator i kontakt

Administratorem danych jest Sylwia Modzelewska, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Słuchawka Gabinet Terapeutyczny Sylwia Modzelewska, ul. Stanisława Wojciechowskiego 37/50, 02-495 Warszawa, NIP 5223278019, REGON 529163899.

Kontakt w sprawach danych osobowych: gabinet.sluchawka@gmail.com, tel. 536 760 970, listownie lub osobiście pod wskazanym adresem Gabinetu.

2 Zakres danych i ich źródła

Odpowiednio do usługi przetwarzamy: imię i nazwisko, wiek lub datę urodzenia dziecka, dane przedstawiciela ustawowego i jego umocowanie, telefon, e-mail, informacje o zapisach, obecności, rozliczeniach i korespondencji oraz niezbędne informacje z wywiadu, obserwacji, testów i przekazanych dokumentów. Mogą one ujawniać zdrowie, niepełnosprawność, rozwój, funkcjonowanie, diagnozy, leczenie i dotychczasowe wsparcie. PESEL zbieramy tylko dla Neuroflow, jeżeli wymaga go program, albo przy konkretnym obowiązku prawnym.

Źródłem jest przedstawiciel ustawowy, dziecko podczas zajęć, obserwacja specjalisty, Booksy i operator wybranego programu słuchowego. Dane od szkoły, poradni lub innego specjalisty pozyskujemy na odpowiedniej podstawie, np. na wniosek i za zgodą osoby uprawnionej. Jeżeli otrzymamy dane drugiego opiekuna, realizujemy wobec niego własny obowiązek z art. 14 RODO, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek. Szczegóły źródeł i terminów podaje Polityka prywatności.

3 Cele i podstawy przetwarzania

• Dane niezbędne do przygotowania i realizacji usługi przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy dotyczą strony umowy albo dziecka reprezentowanego przy jej zawarciu. W pozostałym zakresie podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz uzasadniony interes w prawidłowej organizacji i bezpiecznym wykonaniu zamówionej usługi.
• Jeżeli informacje ujawniają zdrowie, niepełnosprawność, diagnozę lub inne szczególne kategorie danych, dodatkowym warunkiem ich przetwarzania jest wyraźna zgoda przedstawiciela ustawowego dziecka — art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Zgoda obejmuje tylko dane potrzebne do kwalifikacji, diagnozy, przygotowania programu, prowadzenia i organizacji wybranych usług. Jest odrębna od zgód na publikację materiałów i newsletter.
• Kontakt przed zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; pozostała korespondencja — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, uzasadniony interes w obsłudze zapytań i kontaktu.
• Faktury i obowiązki podatkowe — art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a dla danych o zdrowiu dodatkowo art. 9 ust. 2 lit. f RODO, wyłącznie w niezbędnym zakresie.
• Newsletter e-mailowy — odrębna zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. Fotografie, filmy i głos w celach informacyjnych lub promocyjnych — odrębna zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a przy rozpowszechnianiu wizerunku także art. 81 prawa autorskiego. Zgody obejmują tylko wybrane materiały i kanały; rozpoznawalna twarz i ujawnienie zdrowia wymagają dodatkowej, konkretnej zgody.

4 Dokumentacja papierowa i elektroniczna

Dokumentacja papierowa jest przechowywana w Gabinecie w meblu zamykanym na klucz. Dokumenty są też opracowywane na laptopie służbowym i wysyłane rodzicom e-mailem. Przy tworzeniu mogą powstawać pliki robocze i tymczasowe, a wiadomości i załączniki mogą pozostawać w poczcie i systemach jej dostawcy. Gabinet może korzystać również z bezpiecznego elektronicznego obiegu i przechowywania dokumentów oraz platform do potwierdzeń i podpisów, zgodnie z pkt 12. Papierowa forma części dokumentacji nie wyklucza tych rozwiązań.

Dostęp do dokumentacji mają osoby upoważnione, w zakresie potrzebnym do ich zadań, z obowiązkiem poufności. Dokumenty, urządzenia, konta i wysyłka wymagają zabezpieczeń odpowiednich do ryzyka, np. ochrony pliku hasłem przekazywanym osobno lub szyfrowania. Zgoda rodzica na e-mail nie zastępuje obowiązku ochrony danych. Usuwanie obejmuje również pliki robocze, wiadomości wysłane, załączniki i kosz, z uwzględnieniem technicznego cyklu usuwania u dostawcy.

5 Booksy oraz programy słuchowe

Booksy służy do rezerwacji, kalendarza, przypomnień, komunikacji i płatności. Przetwarzane są niezbędne dane kontaktowe, terminy i rodzaj usługi oraz informacje rozliczeniowe. Booksy International sp. z o.o. działa, zależnie od czynności, na zlecenie Gabinetu lub jako odrębny administrator konta i własnych celów. Do Booksy nie wprowadzamy opisów diagnoz, wywiadów, wyników ani przebiegu terapii. Nazwa usługi może jednak ujawniać zdrowie; wymagana wyraźna zgoda musi poprzedzać przetwarzanie takich danych. Zapisy telefoniczne lub SMS mogą również być obsługiwane w kalendarzu Booksy. Prosimy nie zamieszczać dokumentacji w uwagach do wizyty.

Neuroflow obejmuje także dane i wyniki w systemie APD Medical sp. z o.o., administratora danych w zakresie opisanym przez operatora. Przed uruchomieniem programu przekazujemy jego informacje i wymagane zgody; karta Gabinetu ich nie zastępuje. W Johansen IAS przekazanie niezbędnych danych operatorowi lub koordynatorowi następuje tylko w ramach wybranego programu, po wskazaniu odbiorcy i podstawy, z wyraźną zgodą dla danych o zdrowiu.

6 Odbiorcy danych

Poza upoważnionym personelem, w niezbędnym zakresie odbiorcami mogą być:

• Booksy; APD Medical — dla Neuroflow; operator lub koordynator wybranego programu Johansen IAS;
• Google Ireland Limited i właściwe podmioty Google — poczta Gmail; dostawcy hostingu, formularzy, IT, zabezpieczeń, powiadomień, newslettera i fakturowania oraz platform obiegu dokumentów, podpisów i weryfikacji — wyłącznie w zakresie używanej usługi, zgodnie także z pkt 12;
• księgowość, banki, operatorzy płatności, a gdy potrzebne — doradcy, ubezpieczyciel, uprawnione organy i sądy;
• przy korzystaniu z tych serwisów lub wybranych publikacjach: Meta Platforms Ireland Limited, Trustindex Ltd i odbiorcy zaznaczonych kanałów publikacji;
• szkoły, poradnie i inni specjaliści — na konkretny wniosek lub za odrębną zgodą uprawnionej osoby albo przy właściwej podstawie prawnej, z odpowiednim warunkiem dla danych o zdrowiu.

Dostawcy działają na podstawie odpowiednich umów i instrukcji lub jako odrębni administratorzy. Nie sprzedajemy danych ani nie przekazujemy dokumentacji terapeutycznej księgowości i operatorom płatności do zwykłych rozliczeń. W grupie TUS uczestnicy mogą poznać imię dziecka i informacje ujawniane we wspólnych ćwiczeniach; nie otrzymują jego dokumentacji. Wymagamy poszanowania prywatności innych osób.

7 Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy

Usługi Google, Meta, Booksy, platform dokumentów i podpisów oraz innych dostawców mogą wiązać się z transferem poza EOG, w tym do USA. Wymaga on podstawy z rozdziału V RODO, np. decyzji o odpowiednim stopniu ochrony albo standardowych klauzul umownych z dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy potrzebne. EU–U.S. Data Privacy Framework dotyczy wyłącznie ważnie certyfikowanych odbiorców i objętych nim danych. Informacje o zastosowanym zabezpieczeniu i sposobie uzyskania jego kopii można otrzymać od Administratora.

8 Jak długo przechowujemy dane

• Dokumentacja usług — przez współpracę, a następnie tylko w zakresie potrzebnym do właściwego terminu przedawnienia roszczeń lub zakończenia postępowania. Zasadnicze terminy to 3 albo 6 lat; szczególne przepisy, w tym dotyczące szkód małoletnich, mogą je zmieniać. Dane o zdrowiu po ustaniu zgody lub celu pozostają tylko na innej właściwej podstawie, np. art. 6 ust. 1 lit. f i art. 9 ust. 2 lit. f RODO dla niezbędnego zakresu roszczeń.
• Rozliczenia — zasadniczo 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, z ustawowymi wyjątkami. Zapytania bez umowy — zasadniczo do 12 miesięcy po zakończeniu korespondencji; dłużej z konkretnego powodu prawnego.
• Zapisy i programy słuchowe — po stronie Gabinetu według potrzeb usługi, rozliczeń i roszczeń; odrębni administratorzy Booksy i APD Medical wskazują własne okresy.
• Newsletter i publikacje — do wycofania zgody lub zakończenia celu, zależnie od tego, co nastąpi wcześniej; potem tylko niezbędne dowody zgody, rezygnacji lub dane dla roszczeń. Poczta, pliki robocze i kopie techniczne — według celu treści i cyklu usuwania. Zasady usuwania publikacji, w tym druków już rozdanych, opisuje Polityka prywatności.

Po ustaniu podstawy i celu dane usuwamy lub trwale anonimizujemy. Dokładny okres dla dokumentu można ustalić z Administratorem. Dalsze szczegóły podaje Polityka prywatności.

9 Dobrowolność i wycofanie zgody

Podanie danych jest dobrowolne, lecz dane niezbędne do usługi warunkują jej realizację, a dane do rozliczeń wynikają z prawa. Odmowa lub wycofanie zgody na niezbędne dane o zdrowiu może uniemożliwić bezpieczną realizację danej usługi. PESEL nie jest wymagany do pozostałych usług bez odrębnej podstawy. Odmowa newslettera, publikacji materiałów i opcjonalnych technologii internetowych nie wpływa na dostęp do zajęć. Zgodę można wycofać bez uzasadnienia e-mailem, telefonicznie lub pisemnie, bez wpływu na zgodność wcześniejszych działań z prawem.

10 Prawa dziecka i opiekuna

W granicach i na warunkach określonych w RODO przysługuje:

• dostęp do danych i otrzymanie ich kopii oraz sprostowanie i uzupełnienie danych;
• usunięcie danych albo ograniczenie ich przetwarzania — na warunkach określonych w RODO;
• przenoszenie danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy;
• sprzeciw z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją wobec przetwarzania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO; wobec marketingu bezpośredniego sprzeciw można wnieść w każdej chwili;
• wycofanie zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem działań sprzed jej wycofania;
• skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych; informacje i dane kontaktowe organu: https://uodo.gov.pl.

Prawa dziecka wykonuje uprawniony przedstawiciel z poszanowaniem dobra dziecka. Weryfikujemy tożsamość i umocowanie. Usunięcie może być ograniczone obowiązkiem prawnym lub niezbędnością dla roszczeń. Odpowiadamy zasadniczo w ciągu miesiąca; o ustawowym przedłużeniu informujemy z uzasadnieniem.

11 Decyzje automatyczne i pełna polityka

Gabinet nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnych, opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu. Odrębni administratorzy opisują własne działania w swoich informacjach.

Szczegóły, także dotyczące strony, cookies, profili i opinii: Polityka prywatności dostępna w Gabinecie i na https://gabinetsluchawka.pl/polityka-prywatnosci-gabinetu/ Otrzymanie informacji nie jest zgodą na wszystkie cele. Zgody dokumentujemy w Karcie dziecka lub odrębnych formularzach, także elektronicznych, zgodnie z pkt 12.

12 Elektroniczny obieg dokumentów i podpisy

Gabinet może korzystać z zewnętrznych platform do udostępniania i obiegu dokumentów, potwierdzania ich otrzymania i zapoznania się z nimi, przyjmowania oświadczeń i zgód oraz składania i weryfikacji podpisów elektronicznych. Dotyczy to m.in. regulaminu, klauzuli RODO, polityki prywatności i ich aktualizacji. Zakres zależy od faktycznie uruchomionej funkcji; niniejszy zapis nie oznacza, że wszystkie te narzędzia są już stosowane.

Przetwarzane mogą być: imię i nazwisko osoby podpisującej, jej rola wobec dziecka, e-mail lub telefon, niezbędne oznaczenie dziecka, treść i wersja dokumentu, złożone oświadczenie, podpis lub jego elektroniczny zapis, data i czas czynności oraz dane potwierdzające doręczenie i weryfikację. Zależnie od systemu mogą to być również adres IP, identyfikator operacji i wynik weryfikacji kodem e-mail lub SMS. Zbieramy tylko dane niezbędne do danej czynności.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy czynność służy zawarciu lub wykonaniu umowy z osobą, której dane dotyczą, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes w sprawnym obiegu dokumentów, ustaleniu osoby składającej oświadczenie i wykazaniu jego treści oraz daty. Dokumentowanie obowiązków wynikających z prawa odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w szczególności w związku z art. 5 ust. 2, art. 7 ust. 1 oraz art. 12–14 RODO, odpowiednio do danego obowiązku. Dane dotyczące zdrowia wymagają dodatkowo właściwego warunku z art. 9 RODO.

Odbiorcami mogą być dostawcy platform do obiegu i archiwizacji dokumentów, podpisów elektronicznych, doręczeń oraz weryfikacji tożsamości lub uprawnienia do złożenia oświadczenia. Podmiot działający na zlecenie Gabinetu przetwarza dane na podstawie umowy zgodnej z art. 28 RODO. Dostawca realizujący własne obowiązki, np. w ramach usług zaufania, może być odrębnym administratorem. Przed użyciem danej usługi udostępniamy jej nazwę, rolę, istotny zakres danych oraz informacje o ewentualnym transferze poza EOG i zabezpieczeniach — w zaproszeniu, przy dokumencie lub w powiązanej informacji.

Podpisane dokumenty, potwierdzenia i niezbędne dowody weryfikacji mogą być przechowywane elektronicznie przez czas potrzebny do udokumentowania danej czynności, obowiązków prawnych i niezbędnej ochrony roszczeń, zgodnie z okresami lub kryteriami opisanymi w niniejszym dokumencie. Pomocnicze dane techniczne przechowuje się tylko przez uzasadniony czas; nie zachowujemy ich automatycznie tak długo jak całej dokumentacji. Nie zakładamy, że każdy dostawca otrzymuje dokumentację terapeutyczną. Jej przekazanie wymaga odrębnej oceny niezbędności, podstawy i zabezpieczeń.

Potwierdzenie otrzymania lub przeczytania dokumentu nie jest automatycznie akceptacją zmian umowy ani zgodą na wszystkie cele przetwarzania. Odrębnie oznaczamy akceptację warunków oraz zgody wymagane dla danych o zdrowiu, publikacji materiałów i newslettera. Podpis elektroniczny nie zastępuje ich konkretnej treści. Nie jest wymagany określony rodzaj podpisu, chyba że wynika to z prawa lub charakteru czynności; weryfikację biometryczną lub zbieranie dodatkowych szczególnych kategorii danych ocenia się i opisuje odrębnie przed uruchomieniem.

Wybór lub zmiana dostawcy w ramach opisanych kategorii nie wymaga automatycznie zmiany całej klauzuli ani ponownego udzielenia wszystkich zgód. Jeżeli jednak zmienią się istotne cele, zakres, podstawy, odbiorcy lub warunki transferu, przekazujemy odpowiednio uzupełnioną informację i uzyskujemy nową zgodę, gdy jest wymagana, przed rozpoczęciem nowego przetwarzania. Szczegóły i aktualizacje dostawcy są udostępniane przed skorzystaniem z jego usługi.