Wersja obowiązująca od 1 sierpnia 2026 r.

Dokument wyjaśnia, w jaki sposób Gabinet Słuchawka przetwarza dane dzieci, rodziców i opiekunów, klientów pełnoletnich oraz użytkowników strony internetowej i mediów społecznościowych.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Sylwia Modzelewska, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Słuchawka Gabinet Terapeutyczny Sylwia Modzelewska, pod adresem: ul. Stanisława Wojciechowskiego 37, lok. 50, 02-495 Warszawa, NIP 5223278019, REGON 529163899 (dalej: „Administrator” lub „Gabinet”).

W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się:

• e-mailowo: gabinet.sluchawka@gmail.com,
• telefonicznie: 536 760 970,
• listownie lub osobiście pod adresem Gabinetu wskazanym powyżej.

2. Charakter działalności i zakres Polityki

Gabinet prowadzi działalność wspomagającą edukację oraz świadczy usługi diagnostyczne, terapeutyczne, pedagogiczne i rozwojowe, w szczególności dla dzieci i ich rodzin. Gabinet nie jest podmiotem wykonującym działalność leczniczą i nie prowadzi dokumentacji medycznej w rozumieniu przepisów o prawach pacjenta. W Gabinecie prowadzona jest dokumentacja terapeutyczna, diagnostyczna, pedagogiczna, organizacyjna i rozliczeniowa.

Polityka dotyczy danych dzieci korzystających z usług, ich rodziców i opiekunów prawnych, klientów pełnoletnich, osób kontaktujących się z Gabinetem, użytkowników strony gabinetsluchawka.pl, odbiorców newslettera, osób obserwujących profile Gabinetu w mediach społecznościowych oraz autorów opinii. Dane personelu i kandydatów do współpracy są objęte odrębnymi obowiązkami informacyjnymi.

3. Jakie dane są przetwarzane

W zależności od rodzaju kontaktu i wybranej usługi Administrator może przetwarzać:

• dane identyfikacyjne dziecka lub klienta, w tym imię, nazwisko, datę urodzenia i wiek;
• numer PESEL – wyłącznie wtedy, gdy jest wymagany do utworzenia konta lub realizacji programu Neuroflow albo gdy obowiązek jego przetwarzania wynika z przepisów prawa;
• dane rodzica lub opiekuna prawnego: imię, nazwisko, dane kontaktowe, dane płatnika oraz informacje o umocowaniu do działania w imieniu dziecka;
• dane kontaktowe, takie jak numer telefonu, adres e-mail i adres korespondencyjny;
• dane dotyczące rezerwacji, obecności, odwoływania zajęć, płatności, pakietów i rozliczeń;
• informacje o rozwoju, funkcjonowaniu, edukacji, zachowaniu, komunikacji, sprawności ruchowej i potrzebach dziecka;
• szczególne kategorie danych, zwłaszcza informacje o zdrowiu, niepełnosprawności, diagnozach, leczeniu, zaleceniach i dotychczasowym wsparciu;
• wyniki obserwacji, testów i prób, informacje z wywiadu, opinie, zaświadczenia, zalecenia oraz notatki z zajęć;
• nagrania, fotografie i wizerunek – wyłącznie w zakresie objętym odrębną zgodą albo gdy ich wykonanie jest konieczne do realizacji uzgodnionej usługi;
• dane zawarte w korespondencji, formularzu kontaktowym, wiadomościach SMS i komunikatorach;
• dane techniczne: adres IP, identyfikatory plików cookies, rodzaj urządzenia, system operacyjny, przeglądarka, data i czas wizyty, informacje o aktywności na stronie;
• dane profilu społecznościowego, komentarze, polubienia, wiadomości i publiczne opinie.

Administrator stosuje zasadę minimalizacji danych. Prosimy, aby w zwykłym formularzu kontaktowym nie przesyłać pełnej dokumentacji dziecka ani informacji wykraczających poza zakres konieczny do udzielenia odpowiedzi.

4. Skąd pochodzą dane

Dane mogą być pozyskiwane:

• bezpośrednio od rodzica, opiekuna prawnego, klienta pełnoletniego albo osoby kontaktującej się z Gabinetem;
• od dziecka podczas diagnozy, obserwacji i zajęć, z uwzględnieniem jego wieku i możliwości;
• z systemu Booksy, gdy rezerwacja została dokonana za pośrednictwem tej platformy;
• od szkoły, przedszkola, poradni lub innego specjalisty – na prośbę lub za zgodą rodzica albo na innej właściwej podstawie prawnej;
• od operatorów systemów Neuroflow lub Johansen IAS, w zakresie wyników i informacji niezbędnych do prowadzenia programu;
• automatycznie ze strony internetowej, narzędzi analitycznych, reklamowych i serwerowych;
• z publicznie dostępnych profili i opinii zamieszczonych w Google, Booksy, Facebooku lub Instagramie.

Jeżeli rodzic przekazuje dane innej osoby, np. drugiego opiekuna albo osoby upoważnionej do odbioru dziecka, powinien posiadać prawo do ich przekazania i poinformować tę osobę o niniejszej Polityce.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

5.1. Zawarcie i wykonanie umowy o usługi

Dane identyfikacyjne, kontaktowe, rezerwacyjne oraz informacje niezbędne do organizacji i realizacji zajęć są przetwarzane w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy i wykonania umowy zawieranej przez rodzica lub opiekuna także w imieniu dziecka – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeżeli dane dotyczą osoby, która nie jest stroną umowy ani osobą reprezentowaną przy jej zawarciu, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prawidłowej i bezpiecznej realizacji usługi zamówionej przez rodzica lub opiekuna.

5.2. Dane dotyczące zdrowia i funkcjonowania dziecka

Informacje o zdrowiu, niepełnosprawności, diagnozach, leczeniu i funkcjonowaniu dziecka są przetwarzane, gdy są potrzebne do bezpiecznego i właściwego prowadzenia diagnozy lub terapii. Podstawą przetwarzania zwykłych danych jest art. 6 ust. 1 lit. b albo f RODO, zgodnie z pkt 5.1, a warunkiem dopuszczalności przetwarzania danych szczególnych kategorii jest wyraźna zgoda rodzica lub opiekuna prawnego – art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Zgoda jest odrębna od zgody marketingowej i zgody na wizerunek.

Wycofanie tej zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania, ale może uniemożliwić dalsze świadczenie usługi, jeżeli bez tych informacji nie można bezpiecznie dobrać lub prowadzić zajęć. Po wycofaniu zgody niezbędne dane mogą być nadal przechowywane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f RODO.

5.3. Neuroflow i Johansen IAS

Dane potrzebne do kwalifikacji, opracowania indywidualnego programu i prowadzenia treningu słuchowego są przetwarzane w celu wykonania wybranej usługi – art. 6 ust. 1 lit. b albo f RODO, zgodnie z pkt 5.1, a w zakresie informacji o zdrowiu i wynikach badań – dodatkowo na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

W przypadku programu Neuroflow przetwarzany jest także numer PESEL, ponieważ jest wymagany do identyfikacji uczestnika i uruchomienia programu w systemie. Niepodanie PESEL uniemożliwi skorzystanie z Neuroflow, ale nie wpływa na możliwość korzystania z innych usług Gabinetu, o ile PESEL nie jest do nich potrzebny.

5.4. Rezerwacje i komunikacja przez Booksy

Dane związane z rezerwacją, przypomnieniem o wizycie, odwołaniem terminu i obsługą kalendarza są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b albo f RODO, zgodnie z pkt 5.1. Booksy International sp. z o.o. przetwarza dane również jako odrębny administrator w celach opisanych we własnej polityce prywatności. Gabinet jest odrębnym administratorem danych otrzymanych w związku z rezerwacją usługi.

5.5. Kontakt i odpowiedzi na zapytania

Dane przekazane telefonicznie, e-mailowo, przez formularz lub media społecznościowe są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt zmierza do zawarcia umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zapytań i prowadzeniu komunikacji.

5.6. Rozliczenia i obowiązki prawne

Dane rozliczeniowe i dane potrzebne do wystawienia faktury są przetwarzane w celu wykonania obowiązków podatkowych, rachunkowych i dokumentacyjnych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami prawa.

5.7. Ustalenie i obrona roszczeń

Dane mogą być przechowywane i wykorzystywane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz wykazania prawidłowości działań Gabinetu – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w odniesieniu do szczególnych kategorii danych także art. 9 ust. 2 lit. f RODO.

5.8. Newsletter i marketing elektroniczny

Adres e-mail, numer telefonu oraz informacje o udzielonej zgodzie mogą być przetwarzane w celu przesyłania newslettera, informacji o ofercie, nowych zajęciach i materiałach edukacyjnych – na podstawie dobrowolnej zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na możliwość korzystania z usług terapeutycznych.

5.9. Fotografie, nagrania i wizerunek

Wizerunek dziecka lub klienta jest publikowany wyłącznie na podstawie odrębnej, dobrowolnej i możliwej do wycofania zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Zgoda powinna wskazywać konkretne kanały publikacji. Odmowa jej udzielenia nie wpływa na dostęp do usług.

5.10. Strona internetowa, statystyka i reklama

Dane techniczne są przetwarzane w celu zapewnienia działania i bezpieczeństwa strony, obsługi niezbędnych plików cookies, przeciwdziałania nadużyciom i prowadzenia logów – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.

Analityczne, funkcjonalne i marketingowe pliki cookies, Google Analytics, Meta Pixel oraz podobne technologie są uruchamiane na podstawie zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej. Zgodę można odmówić albo zmienić w ustawieniach cookies.

5.11. Media społecznościowe i opinie

Dane osób obserwujących profile Gabinetu, komentujących lub wysyłających wiadomości są przetwarzane w celu prowadzenia profili, komunikacji, moderowania treści, prezentowania oferty i budowania relacji – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W zakresie reklam i technologii śledzących podstawą jest zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Publiczne opinie zamieszczone w Google lub Booksy mogą być prezentowane na stronie Gabinetu, m.in. za pomocą Trustindex, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu polegającego na informowaniu o jakości usług i budowaniu wiarygodności – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Autor opinii może wnieść sprzeciw.

6. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, ale dane identyfikacyjne, kontaktowe i informacje konieczne do realizacji danej usługi są niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. Ich niepodanie może uniemożliwić rezerwację, diagnozę lub prowadzenie zajęć.

Podanie danych wymaganych do rozliczeń może wynikać z przepisów prawa. PESEL jest wymagany wyłącznie dla Neuroflow lub w innym uzasadnionym przypadku. Zgody marketingowe, zgoda na newsletter, cookies analityczne i marketingowe oraz zgoda na publikację wizerunku są dobrowolne i ich odmowa nie wpływa na możliwość skorzystania z podstawowych usług Gabinetu.

7. Personel i dostęp do danych

Zajęcia mogą prowadzić specjaliści współpracujący z Administratorem na podstawie umów cywilnoprawnych. Działają oni na polecenie Administratora, posiadają upoważnienie do przetwarzania danych i są zobowiązani do zachowania poufności. Każda osoba otrzymuje dostęp wyłącznie do danych potrzebnych do wykonywania powierzonych zadań, w szczególności do informacji dotyczących dzieci, z którymi pracuje.

8. Odbiorcy danych

W niezbędnym zakresie dane mogą być przekazywane lub udostępniane:

• Booksy International sp. z o.o. – w związku z rezerwacjami, kalendarzem, przypomnieniami, płatnościami i komunikacją;
• APD Medical sp. z o.o. – operatorowi systemu Neuroflow – w zakresie potrzebnym do utworzenia konta, opracowania i prowadzenia programu;
• operatorowi lub krajowemu koordynatorowi programu Johansen IAS – jeżeli przekazanie danych jest potrzebne do przygotowania lub prowadzenia indywidualnego programu;
• Google Ireland Limited i podmiotom z grupy Google – w związku z pocztą, Google Workspace lub Gmail, hostingiem plików, analityką, mapami, reklamami i opiniami Google;
• Meta Platforms Ireland Limited – w związku z Facebookiem, Instagramem, reklamami i Meta Pixel;
• Trustindex Ltd – w związku z prezentowaniem opinii na stronie;
• dostawcom hostingu, domeny, poczty, formularza kontaktowego, kopii zapasowych, zabezpieczeń i obsługi informatycznej;
• dostawcom systemu newslettera, wysyłki SMS, programów do fakturowania i innych narzędzi wspierających działalność;
• biuru rachunkowemu, bankom, operatorom płatności, ubezpieczycielom oraz doradcom prawnym i podatkowym;
• szkołom, przedszkolom, poradniom i innym specjalistom – na wniosek lub za zgodą rodzica albo na podstawie przepisów prawa;
• organom publicznym, sądom i innym podmiotom uprawnionym, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z prawa.

Podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora przetwarzają dane na podstawie umów i wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania zleconych czynności, chyba że w odniesieniu do własnych celów działają jako odrębni administratorzy i przekazują własne informacje o przetwarzaniu.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z usług Google, Meta, Booksy, narzędzi analitycznych, reklamowych, newslettera lub innych dostawców technologicznych może wiązać się z dostępem do danych z państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w szczególności ze Stanów Zjednoczonych lub Wielkiej Brytanii.

Przekazanie odbywa się wyłącznie wtedy, gdy istnieje właściwa podstawa, w szczególności decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, certyfikacja odbiorcy w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework albo standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są potrzebne. Informację o zastosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

10. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane nie dłużej, niż jest to potrzebne do realizacji celu. W szczególności:

• dane związane z usługą i dokumentacją terapeutyczną – przez okres współpracy, a następnie do upływu terminu przedawnienia właściwego dla danego roszczenia, najczęściej 3 albo 6 lat; okres może być dłuższy, jeżeli wymaga tego przepis prawa lub toczące się postępowanie;
• dane dotyczące zdrowia – przez okres świadczenia usługi na podstawie zgody, a po jej zakończeniu tylko w zakresie niezbędnym do rozliczalności oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
• dane Neuroflow i Johansen IAS – przez czas realizacji programu, a następnie przez okres wynikający z umowy, regulaminu danego systemu i właściwych terminów przedawnienia;
• dane rezerwacyjne w Booksy – przez okres korzystania z konta i realizacji usług, a następnie zgodnie z ustawieniami, umową z Booksy i okresami potrzebnymi do obrony roszczeń;
• dokumenty podatkowe i księgowe – przez okres wynikający z przepisów, co do zasady 5 lat liczonych zgodnie z prawem podatkowym;
• zapytania, które nie doprowadziły do zawarcia umowy – przez okres potrzebny do udzielenia odpowiedzi, co do zasady do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji, a dłużej tylko wtedy, gdy jest to potrzebne do obrony przed roszczeniami;
• newsletter i marketing – do czasu wycofania zgody lub zakończenia danego działania; minimalne dane mogą być zachowane w celu wykazania zgody lub respektowania sprzeciwu;
• wizerunek – do czasu wycofania zgody lub zakończenia celu publikacji, z uwzględnieniem ograniczeń dotyczących materiałów już wydrukowanych albo udostępnionych poza kontrolą Administratora;
• wiadomości i aktywność w mediach społecznościowych – przez okres widoczności treści lub prowadzenia profilu, chyba że wcześniej nastąpi usunięcie albo skuteczny sprzeciw;
• logi serwera i dane bezpieczeństwa – przez okres wynikający z konfiguracji i potrzeb bezpieczeństwa, nie dłużej niż jest to konieczne;
• pliki cookies – przez okres wskazany w panelu ustawień cookies albo do czasu ich usunięcia lub wycofania zgody.

11. Prawa osób, których dane dotyczą

W zakresie przewidzianym przez RODO przysługuje prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania lub uzupełnienia danych;
• usunięcia danych, jeżeli nie istnieje podstawa do ich dalszego przechowywania;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją, a wobec marketingu bezpośredniego – w dowolnym momencie;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.

Prawa nie mają charakteru bezwzględnego. Przykładowo dane nie zostaną usunięte, jeżeli ich dalsze przechowywanie jest konieczne do wykonania obowiązku prawnego albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Administrator może poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości i uprawnienia do działania w imieniu dziecka.

12. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały. Google, Meta i Booksy mogą stosować profilowanie dla własnych celów, w szczególności do personalizacji treści i reklam, zgodnie ze swoimi politykami. Technologie reklamowe na stronie Gabinetu są uruchamiane dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody.

13. Pliki cookies

Strona może wykorzystywać następujące kategorie cookies i podobnych technologii:

• niezbędne – potrzebne do działania, bezpieczeństwa, zapamiętania ustawień zgody i obsługi formularzy;
• funkcjonalne – umożliwiające korzystanie z dodatkowych elementów strony;
• analityczne – pomagające zrozumieć sposób korzystania ze strony, m.in. za pomocą Google Analytics;
• marketingowe – służące mierzeniu skuteczności reklam i dopasowaniu komunikacji, m.in. za pomocą Meta Pixel i narzędzi Google;
• zewnętrzne treści – związane np. z opiniami Trustindex, mapami, Booksy albo elementami mediów społecznościowych.

Cookies inne niż niezbędne są wykorzystywane dopiero po uzyskaniu zgody. Użytkownik może zaakceptować wszystkie, odrzucić wszystkie poza niezbędnymi albo wybrać poszczególne kategorie. Zgodę można w każdym momencie zmienić za pomocą odnośnika „Ustawienia cookies” dostępnego na stronie. Szczegółowa i aktualna lista plików, dostawców, celów i okresów działania znajduje się w panelu ustawień cookies. Można również usunąć cookies w ustawieniach przeglądarki.

14. Media społecznościowe i serwisy zewnętrzne

Po przejściu z witryny Gabinetu do Booksy, Facebooka, Instagrama, Google lub innego serwisu zasady przetwarzania danych określa również administrator danego serwisu. W przypadku statystyk stron na Facebooku i Instagramie Administrator i Meta mogą działać jako współadministratorzy w zakresie określonym przez Meta.

Informacje o przetwarzaniu przez najważniejszych dostawców:

• Booksy: polityka prywatności Booksy
• Google: polityka prywatności Google
• Meta: polityka prywatności Meta
• Trustindex: polityka prywatności Trustindex
• Neuroflow / APD Medical: informacje o Neuroflow

15. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych i ryzyka, w szczególności ograniczenie dostępu do niezbędnego zakresu, indywidualne konta użytkowników, obowiązek poufności, zabezpieczenie urządzeń i systemów, kopie zapasowe oraz procedury reagowania na incydenty. Dokumentacja dzieci nie powinna być przesyłana na prywatne skrzynki personelu ani przechowywana na niezabezpieczonych urządzeniach.

16. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana, w szczególności w razie zmiany prawa, zakresu usług, wykorzystywanych narzędzi lub sposobu przetwarzania danych. Aktualna wersja jest publikowana na stronie internetowej wraz z datą obowiązywania. O istotnych zmianach Administrator może poinformować również bezpośrednio, jeżeli będzie to właściwe.

17. Podstawowe akty prawne

Polityka została opracowana z uwzględnieniem w szczególności:

• rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO);
• ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
• ustawy z 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej;
• ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny;
• przepisów podatkowych i rachunkowych;
• ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.